مبيعات ومشتريات
عرض السعر: كيف تكتبه وما الذي يحتويه
عرض السعر هو أول مستند مكتوب يراه العميل منك، وعليه يقرر هل يشتري أم يبحث عن غيرك. في هذا المقال نشرح محتوياته بنداً بنداً، ثم نحسب إجمالياته على مثال رقمي ونذكر خطوات كتابته.
ما هو عرض السعر ومتى يُرسل؟
عرض السعر مستند يرسله البائع إلى عميل محتمل، يحدد فيه الأصناف أو الخدمات المطلوبة وأسعارها وشروط البيع خلال مدة محددة. هو ليس فاتورة، ولا ينشأ عنه قيد محاسبي ولا حركة مخزون، لأن البيع لم يتم بعد.
يُرسل عرض السعر عادةً رداً على طلب من العميل، أو عند التقدم لمناقصة، أو حين يكون السعر متغيراً حسب الكمية والمواصفات. وإذا وافق العميل عليه كتابةً أصبح أساساً لأمر البيع ثم للفاتورة.
ما الذي يحتويه عرض السعر؟
يمكن تقسيم العرض إلى ستة أجزاء، وكل جزء يجيب عن سؤال عند العميل:
| الجزء | ما يُكتب فيه |
|---|---|
| رأس العرض | اسم الشركة وبياناتها، رقم العرض، تاريخه |
| بيانات العميل | الاسم، العنوان، الشخص المسؤول ووسيلة الاتصال |
| جدول البنود | الصنف، الوصف، الوحدة، الكمية، السعر، الإجمالي |
| الإجماليات | الإجمالي قبل الخصم، الخصم، الضريبة، الصافي |
| الشروط | مدة الصلاحية، طريقة السداد، موعد ومكان التسليم، الضمان |
| التذييل | اسم معدّ العرض وتوقيعه وختم الشركة |
أهم بندين ينساهما كثيرون هما رقم العرض ومدة الصلاحية. الرقم يجعل الرجوع إلى العرض ممكناً بعد شهور، ومدة الصلاحية تحميك إذا ارتفعت تكلفتك وعاد العميل يطالب بالسعر القديم.
مثال رقمي على جدول البنود والإجماليات
شركة أثاث مكتبي تقدم عرضاً لعميل يجهز مكتباً جديداً. الأرقام افتراضية للتوضيح فقط:
| الصنف | الكمية | سعر الوحدة | الإجمالي |
|---|---|---|---|
| مكتب خشبي | 10 | 2,500 | 25,000 |
| كرسي مكتب | 10 | 1,200 | 12,000 |
| خزانة ملفات | 4 | 1,750 | 7,000 |
| الإجمالي قبل الخصم | 44,000 | ||
| خصم 5% | (2,200) | ||
| الإجمالي بعد الخصم | 41,800 | ||
| ضريبة مفترضة 10% | 4,180 | ||
| الصافي المطلوب | 45,980 |
لاحظ ترتيب الحساب: الخصم يُطرح أولاً من 44,000 فيصبح المبلغ 41,800، ثم تُحسب الضريبة على المبلغ بعد الخصم. نسبة 10% هنا مفترضة لتوضيح طريقة الحساب فقط، فراجع النسبة السارية على نشاطك مع محاسبك قبل إصدار أي عرض.
خطوات كتابة عرض السعر
- افهم الطلب أولاً: الكميات، المواصفات، موعد الاحتياج ومكان التسليم.
- تأكد من توفر الأصناف في المخزن أو من مدة توريدها قبل أن تلتزم بموعد.
- احسب تكلفتك الفعلية شاملة النقل والتركيب، ثم حدد السعر والخصم الذي تتحمله.
- اكتب وصفاً دقيقاً لكل صنف: الموديل، المقاس، اللون، بلد المنشأ إن كان مهماً.
- حدد شروط السداد بوضوح: مقدم، نقدي عند الاستلام، أو آجل لمدة معينة.
- اذكر مدة صلاحية العرض وما لا يشمله السعر، مثل النقل خارج المدينة.
- راجع الحسابات مرة ثانية ثم أرسل العرض واحتفظ بنسخة مرقمة.
أخطاء تُضيّع الصفقة أو تُسبب خلافاً
كثير من الخلافات مع العملاء يبدأ من عرض سعر ناقص، لا من الفاتورة:
- وصف عام مثل «كرسي مكتب» دون موديل، فيتوقع العميل صنفاً ويستلم آخر.
- عدم توضيح هل السعر شامل الضريبة أم لا.
- إغفال تكلفة النقل والتركيب ثم المطالبة بها بعد الموافقة.
- إرسال أكثر من نسخة معدلة بالرقم نفسه، فلا يُعرف أيها المعتمد.
- تأخر الرد أياماً، فيكون العميل قد اتفق مع مورد آخر.
ماذا بعد إرسال العرض؟
العرض الذي لا يُتابع يُنسى. سجّل لكل عرض حالته: مرسل، قيد التفاوض، مقبول، مرفوض أو منتهي الصلاحية، واتصل بالعميل قبل انتهاء المدة. نسبة العروض المقبولة إلى العروض المرسلة مؤشر بسيط يكشف هل المشكلة في السعر أم في المتابعة.
عند الموافقة لا تُعِد كتابة البيانات يدوياً في الفاتورة، فهذا مصدر الأخطاء. في Moon ERP عروض الأسعار وأوامر البيع والفواتير موجودة في قسم المبيعات نفسه مع طباعة بالعربية والإنجليزية.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة؟
عرض السعر اقتراح بالبيع قبل الاتفاق ولا ينشأ عنه قيد محاسبي. الفاتورة تصدر بعد إتمام البيع وتثبت مديونية العميل أو تحصيل الثمن.
هل عرض السعر ملزم للبائع؟
يُفهم منه التزام البائع بالسعر والشروط خلال مدة الصلاحية المكتوبة فيه، ولهذا يجب تحديدها بوضوح. الأثر القانوني يختلف حسب الصياغة والبلد، فاستشر مستشارك القانوني في العقود الكبيرة.
ما مدة صلاحية عرض السعر المناسبة؟
لا توجد مدة واحدة. تُحدد حسب سرعة تغير تكلفتك: أيام قليلة للأصناف التي يتقلب سعرها، ومدة أطول للأصناف المستقرة.
هل أكتب السعر شاملاً الضريبة أم قبلها؟
الأوضح أن تعرض المبلغ قبل الضريبة ثم قيمة الضريبة ثم الصافي، حتى لا يختلف فهم الطرفين للرقم النهائي.
