دورات العمل

كيف يتحرّك المستند بين الأقسام — من أول خطوة حتى القيد المحاسبي.

الدورة 01

من عرض السعر إلى التحصيل

رحلة البيع من أول عرض للعميل، مرورًا بالتسليم والفوترة، حتى تسجيل التحصيل وأثره المالي والمخزني.

1

إعداد عرض السعر

سجّل العميل والبنود والأسعار والخصومات والضرائب ثم أرسل العرض.

2

تسجيل قرار العميل

سجّل قبول العرض أو رفضه، أو اتركه لينتهي في تاريخ صلاحيته.

3تلقائي

تحويل العرض إلى أمر

حوّل العرض المقبول إلى أمر بيع يحتفظ بالارتباط والمحتوى.

المخزون

يخصم مخزون الأصناف المتتبعة عند الفاتورة أو التسليم ويعيده عند الإلغاء أو المرتجع.

المحاسبة

يرحّل الفواتير والمدفوعات والمردودات إلى الحسابات ويستخدم خدمة تحويل الإجمالي إلى كلمات في الطباعة.

4

تأكيد الأمر والتسليم

أكد الأمر وأنشئ أذونات تسليم كاملة أو جزئية مع تتبع الشحن.

5

إنشاء الفاتورة واعتمادها

أنشئ الفاتورة من الكميات المتبقية أو مباشرة ثم مررها بالموافقة.

6تلقائي

ترحيل الفاتورة

ينشئ النظام الأثر المحاسبي والتكلفة ويحدث المخزون والأمر حسب الإعداد.

7

تحصيل المدفوعات

سجّل الدفعات لخفض الرصيد وتحديث حالة الفاتورة وتوزيع الأقساط.

الدورة 02

من طلب الشراء إلى السداد

تبدأ الدورة باحتياج القسم، ثم اعتماد الشراء والاستلام وفاتورة المورد، وتنتهي بالسداد والترحيل المحاسبي.

1

تسجيل الاحتياج

ينشئ القسم طلب شراء بالأصناف والكميات والأولوية والتكلفة التقديرية.

2

مراجعة الطلب

يُراجع الطلب ويُعتمد أو يُرفض مع توضيح السبب.

3

إصدار أمر الشراء

يُنشأ أمر للمورد مباشرة أو بتحويل الطلب المعتمد ثم يُؤكد ويُرسل.

4

استلام البضائع

تُسجل الكميات الواردة وتُفحص عند تفعيل مسار الجودة.

5تلقائي

تحديث المخزون

يزيد النظام المخزون بالكميات المقبولة عند اعتماد الاستلام، أو عند ترحيل الفاتورة في النمط المباشر.

المخزون

اعتماد أذونات الاستلام أو ترحيل الفاتورة في النمط المباشر يزيد المخزون، وترحيل المردود يخفضه.

المحاسبة

ترحيل الفواتير والمردودات والمدفوعات ينشئ قيودًا محاسبية، والإلغاء يعكسها وفق قواعد كل مستند.

6تلقائي

ترحيل فاتورة المورد

تُراجع الفاتورة وتُرحل فينشئ النظام القيد ويحدث حالة فوترة الأمر.

7تلقائي

سداد المورد

تُرحل الدفعة إلى حساب السداد وتُوزع على أقدم الاستحقاقات تلقائيًا.

الدورة 03

من التعيين إلى المرتب

تربط هذه الدورة التوظيف وملف الموظف والحضور بالرواتب، ثم تنقل الاستحقاقات والمدفوعات إلى المحاسبة.

1

بناء الهيكل

إعداد الأقسام والمناصب والورديات والسياسات.

2

التوظيف

إدارة الشاغر والمرشح والطلب والعرض حتى التعيين.

3

إدارة الموظف

حفظ الملف والعقد والجدول ومكونات الراتب.

4

متابعة الوقت والإجازات

تسجيل الحضور ومعالجة التصحيحات وطلبات الإجازة.

5تلقائي

تشغيل الرواتب

جمع الرواتب والحضور والقروض وحساب صافي المستحق.

المحاسبة

ترحّل الرواتب المعتمدة قيود الاستحقاق والدفع، وينشئ دفع نهاية الخدمة قيدًا محاسبيًا.

6

التطوير والمتابعة

تنفيذ تقييمات الأداء والتدريب ومراجعة التقارير.

7

إنهاء الخدمة

حساب التسوية واعتمادها ودفعها عند مغادرة الموظف.

الدورة 04

دورة المخزون

من تهيئة المستودعات والرصيد الافتتاحي إلى الحركات والجرد والتكلفة: صورة متصلة لكل تغيّر في المخزون.

1

تهيئة مواقع التخزين

أنشئ هيكل المستودعات وحدد الفروع والمسؤولين وسياسة المخزون السالب.

2تلقائي

إثبات الرصيد الافتتاحي

أدخل كميات وتكاليف البداية لكل مستودع؛ يعتمدها النظام فورًا ويسجل حركاتها.

المحاسبة

يمكن ربط كل مستودع بحساب أستاذ عام، كما توفر محركات التكلفة قيم المخزون اللازمة للمعالجة والتقارير المالية.

3

تسجيل الحركات

أنشئ مستندات الاستلام أو الصرف أو التحويل حسب الحركة الفعلية.

4تلقائي

اعتماد الأثر المخزني

يحدّث النظام الأرصدة ويسجل الحركة ويحسب التكلفة عند الاعتماد أو الشحن والاستلام.

5

الجرد ومعالجة الفروق

قارن العد الفعلي برصيد النظام واعتمد التسوية الناتجة عند الحاجة.

6

المتابعة والتحليل

راجع بطاقة الصنف والتنبيهات وتقارير الحركة والقيمة والركود والصلاحية.

الدورة 05

جلسة نقطة البيع

يتحوّل بيع الصراف داخل الجلسة إلى فاتورة ومدفوعات وخصم مخزون وقيود مالية، ثم تُراجع الفروق عند الإغلاق.

1

فتح الجلسة

يختار الصراف جهازًا نشطًا ويدخل رصيد الصندوق الابتدائي.

2

إضافة المنتجات

يبحث الصراف عن المنتجات أو يمسحها ويحدد الكميات والخصومات والضرائب.

3تلقائي

احتساب الفاتورة

يحسب النظام إجماليات البنود والخصومات والضرائب وينشئ أرقام الفاتورة والإيصال.

المخزون

يعرض رصيد المنتج حسب المستودع ويخصم الكميات عند ترحيل البيع.

المحاسبة

ينشئ الترحيل قيود الإيراد والضريبة وتكلفة البضاعة والمخزون، ويرحّل المدفوعات غير الآجلة.

4تلقائي

ترحيل البيع

يرحّل النظام الفاتورة وينشئ قيود الإيراد والتكلفة ويخصم المخزون.

5تلقائي

تسجيل المدفوعات

ينشئ النظام المدفوعات ويرحّلها، بينما يبقى مبلغ البيع الآجل على حساب العميل.

6

إغلاق الجلسة

يدخل الصراف المبالغ الفعلية ويقارن النظام بينها وبين المتوقع حسب وسيلة الدفع.

الدورة 06

من المواد الخام إلى المنتج

تربط دورة التصنيع قائمة المواد بأمر الإنتاج والاستهلاك وفحص الجودة وتسجيل المنتج النهائي وتكلفته.

1

قائمة المواد

تحديد المكونات وعمليات التصنيع.

2

أمر الإنتاج

تحديد الكمية والأولوية والمستودع.

3

التنفيذ

استهلاك المواد وتنفيذ عمليات التشغيل.

4

الإنتاج

تسجيل المخرجات وإجراء فحص الجودة.

5

التكاليف

تحليل المواد والعمالة والأعباء والانحرافات.

المخزون

يرتبط أمر الإنتاج بالمستودع ويتابع استهلاك المواد.

إدارة الجودة

تتضمن مرحلة تسجيل المخرجات فحص الجودة.