مخازن
كارت الصنف: ما هو وكيف تقرؤه مع نموذج ومثال
كارت الصنف يجيب عن سؤال يتكرر كل يوم في المخزن: كم يوجد من هذا الصنف الآن، وكيف وصل الرصيد إلى هذا الرقم. في هذا الشرح نعرض بيانات الكارت ونموذجاً كاملاً ثم نقرؤه سطراً بسطر.
ما هو كارت الصنف؟
كارت الصنف سجل مستقل لكل صنف في المخزن، تُقيَّد فيه كل حركة تمت على الصنف بترتيب تاريخها: ما دخل المخزن، وما خرج منه، والرصيد بعد كل حركة. يسميه البعض بطاقة الصنف أو كارت المخزن.
فائدته أنه يربط الرصيد بالمستندات. فإذا اختلف العدد الفعلي على الرف عن الرصيد المسجل، ترجع إلى الكارت وتراجع الحركات واحدة واحدة حتى تجد المستند الذي سُجل خطأ أو لم يُسجل أصلاً.
البيانات التي يحملها رأس الكارت
قبل جدول الحركات يحمل الكارت بيانات ثابتة تعرّف الصنف ولا تتغير مع كل حركة:
- كود الصنف واسمه كما هو مسجل في دليل الأصناف.
- وحدة القياس: قطعة، كرتونة، كيلوجرام، متر.
- المخزن وموقع التخزين داخله: الرف أو المنطقة.
- الحد الأدنى وحد إعادة الطلب إن كانت الشركة تحددهما.
- المورد المعتاد للصنف، وهو بيان اختياري يسهّل إعادة الشراء.
نموذج كارت صنف بحركة شهر
النموذج التالي لصنف «زيت محركات عبوة 1 لتر» في المخزن الرئيسي خلال شهر مارس، والوحدة هي العبوة. الأرقام افتراضية للتوضيح فقط:
| التاريخ والمستند | وارد | منصرف | الرصيد |
|---|---|---|---|
| 1/3 رصيد أول المدة | — | — | 120 |
| 3/3 إذن إضافة رقم 45 | 200 | — | 320 |
| 7/3 إذن صرف رقم 112 | — | 150 | 170 |
| 12/3 مرتجع من عميل | 10 | — | 180 |
| 18/3 إذن صرف رقم 118 | — | 90 | 90 |
| 24/3 تحويل إلى مخزن الفرع | — | 40 | 50 |
| 30/3 تسوية جرد (عجز) | — | 2 | 48 |
| الإجمالي | 210 | 282 | 48 |
للتحقق من صحة الكارت نستخدم معادلة واحدة: رصيد أول المدة + إجمالي الوارد − إجمالي المنصرف = رصيد آخر المدة. أي 120 + 210 − 282 = 48 عبوة، وهو نفس الرصيد في آخر سطر.
كيف تقرأ الكارت سطراً بسطر
قراءة الكارت تبدأ من أعلى إلى أسفل، وكل سطر يُسأل عنه ثلاثة أسئلة: ما المستند، وما الكمية، وهل الرصيد الناتج منطقي.
- السطر الأول هو رصيد أول المدة، ويجب أن يطابق رصيد آخر المدة في كارت الشهر السابق.
- سطور الوارد تقابلها أذون إضافة أو مرتجعات من العملاء أو تحويلات واردة من مخزن آخر.
- سطور المنصرف تقابلها أذون صرف أو مرتجعات إلى الموردين أو تحويلات صادرة.
- سطر التسوية يظهر بعد الجرد فقط، ويعني أن العدد الفعلي اختلف عن الرصيد الدفتري بهذا المقدار.
- الرصيد في كل سطر يساوي الرصيد السابق مضافاً إليه الوارد أو مطروحاً منه المنصرف.
في المثال: بعد إذن الصرف رقم 118 هبط الرصيد إلى 90 عبوة، ثم إلى 50 بعد التحويل. لو كان حد إعادة الطلب 100 عبوة، فالكارت يُظهر أن طلب الشراء تأخر منذ يوم 18.
كارت الكميات وكارت القيمة
الكارت الذي يمسكه أمين المخزن يسجل الكميات فقط، لأن مسؤوليته عن العدد لا عن السعر. أما إدارة الحسابات فتمسك كارتاً بالشكل نفسه مضافاً إليه سعر الوحدة وقيمة كل حركة وقيمة الرصيد، ومنه تُحسب تكلفة البضاعة المباعة وقيمة مخزون آخر المدة.
وجود السجلين معاً وسيلة رقابة: كميات المخزن يجب أن تطابق كميات الحسابات في أي تاريخ، وأي اختلاف بينهما يعني مستنداً سُجل في جهة ولم يصل إلى الأخرى. في البرامج المحاسبية يُسجَّل المستند مرة واحدة فيظهر في الكارت بالكمية والقيمة معاً، وفي Moon ERP يُعرض كارت الصنف مع أرصدة المخزون الموجودة والمحجوزة والمتاحة.
علامات في الكارت تستحق التوقف
- رصيد بالسالب: معناه أن صرفاً سُجل قبل تسجيل الإضافة التي تغطيه، أو أن الكمية كُتبت على صنف آخر.
- حركة بلا رقم مستند: لا يمكن مراجعتها ولا معرفة من أذن بها.
- تسويات جرد متكررة على الصنف نفسه: تدل على خلل ثابت في الاستلام أو الصرف وليس خطأ عابراً.
- صنف بلا أي حركة منذ شهور مع رصيد كبير: مرشح لأن يكون مخزوناً راكداً.
- صرف بكميات أكبر من المعتاد في نهاية الفترة دون ما يبرره من المبيعات أو التشغيل.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين كارت الصنف وإذن الصرف؟
إذن الصرف مستند لعملية واحدة يثبت خروج كمية محددة من المخزن. كارت الصنف سجل يجمع كل الأذون الخاصة بصنف واحد ويُظهر الرصيد بعد كل منها.
هل يُسجَّل السعر في كارت الصنف؟
كارت أمين المخزن يسجل الكميات فقط. الكارت الذي تمسكه الحسابات يضيف سعر الوحدة والقيمة لحساب التكلفة.
متى يُحدَّث كارت الصنف؟
مع كل مستند فور تنفيذه، وليس في نهاية اليوم أو الأسبوع. تأجيل التسجيل هو السبب الأول لاختلاف الرصيد الدفتري عن الفعلي.
ماذا أفعل إذا اختلف رصيد الكارت عن العدد الفعلي؟
راجع الحركات من آخر جرد مطابق مستنداً بمستند، فإن لم تجد الخطأ يُثبت الفرق بتسوية جرد معتمدة من الإدارة.
